書評

【全ての仕事は10分で終わる】劇的に生産性を上げるには

  • いつまでも仕事が終わらない……
  • 他の人に比べて仕事の進みが遅いと感じる
  • 面倒な仕事はつい後回しにしがち

「全ての仕事は10分で終わる」はそんな悩みを抱えている人に、とても有用な方法を紹介しています。時間は有限なので、できることなら仕事は早く終わらせたいものですよね。

仕事の生産性を上げる方法は理解しているつもりでも、まだまだやり方が甘かったと再認識できる本でした。仕事での生産性を上げたい全てのサラリーマン・フリーランス必読の書です。

【全ての仕事は10分で終わる】感想・気になったところ

会議は10分

日本企業でムダと考えられている仕事のトップ3は「会議」「ドキュメントづくり」「決済」。これは思い当たる方も多いのではないでしょうか?議題が曖昧でいつまでも続く会議ほど、時間をムダにしているものはありません。

また、分析や戦略などの書類作成もムダに時間をかけすぎて、本業がおろそかになるという自体に陥ることはよくあります。会議を10分で終わらすためには、

  • アウトプットを事前に参加者に共有する
  • メンバーに会議のゴールを共有する
  • 何かを決めるときは、先に選択肢を送っておく

など、選択肢を絞っておいて、会議の場で多数決で決める仕組みを作ると早く決まると述べています。議事録はその場で作っておく。「何がきまったか」「何が形として残ったのか」を整理しておく。

目標の情報収集は朝10分

  • 情報の9割はノイズ
  • チェックするのは10件くらいのニュースサイトと紙の新聞

仕事は10分で区切る

大きな仕事や面倒な仕事はつい後回しにしてしまいがちです。しかし、大きな仕事は小さなタスクが集まったものなので「10分でできる仕事に分解」することで取り掛かりやすくなります。また、心理的負担が軽減される、見通しが立てやすくなるなどのメリットがあると感じました。

とりあえず目の前の仕事から取りかかると……

  • 「仕事がたまる」「仕事が終わらない」原因になる
  • そうならないためには仕事を10分に分けることが重要
  • 大きな仕事は10分で終わる仕事に分ける

10分刻みのTODOの作り方

仕事は「ジョブ」と「タスク」の2つに分けて考える。

  • ジョブは頭を使う仕事
  • タスクは頭を使わない仕事
  • 大きくて複雑な仕事も、分解すればその多くが単純な仕事

大きくて複雑な仕事は面倒で後回しにしてしまいがちです。しかし、後回しにしてしまうと、期限ギリギリまで着手せずに追い込まれて中途半端になるか期限超過してしまいます。これは思い当たる方も多いのではないでしょうか?

後回しにすると追い込まれて中途半端で終わるか、期日に遅れてしまいます。そこで10分でできる仕事に分解しておけば、それぞれどれくらい時間がかかるか予測を立てられます。また、全体感も見えるので、今やるべきことなど優先度をつけられます。

なぜ、10分か

  • 10分というタイムリミットを意識することで時間をかけすぎていた仕事が圧縮される。
  • 10分間集中してアウトプット→すぐ次のタスクに切り替えて次の仕事に10分集中できる

これを繰り返すことで、スピーディーに仕事を回すことができます。

10分で終わらなさそうな場合

  • フェーズで分ける
  • カテゴリで分ける
  • すぐに返信できるメールとできないメール
  • すぐに返信すべきメールと時間をかけられるメール
  • 日本語のメールと外国語のメール

など、いくつかのカテゴリ分けをします。10分単位に落とし込めないかをまず考えて、それでも無理なら純粋に10分で処理できそうな量で総量を割って、複数のタスクに分解します。

どんなタスクでも10分で終わらせようという心構えがあるだけで、やる気のあるなしに関わらず着手しなければいけなくなります。終わりを決めることで必要以上に悩むこともなくなります。

TODOを管理するためには

毎日の振り返りで時間の使い方を見直す

TODOは思ったように消化できないことも……。自分の読みどおりに仕事が終わったかチェックする必要があります。

  • なぜズレたのか?
  • それは自分の能力の問題なのか?
  • 外的要因としたらたまたまなのか、また起こるのか?
  • どういう対策がとれるか?

というように、一個一個丁重にみて、PDCAを回します。

時間泥棒を確定する。

  • スピード感を阻害するような要因をリストアップ
  • 時間泥棒に邪魔されないルールを考える
  • そのルールが当たり前の感覚になる(=習慣化する)まで継続する

振り返りで「時間泥棒」を見つける

  • どんなときに計画がズレやすいか
  • どんなときに時間がとられやすいか
  • どんなときにストレスがたまりやすいのか
  • どんなときに予期せぬことが起きやすいのか

【全ての仕事は10分で終わる】どう活かすか

「全ての仕事は10分で終わる」を読んで、仕事のタイムリミットを設定することはできてるようでできていなかったと感じました。とくに注意散漫になりがちで集中力が持続しないほうなので、10分で区切って仕事をすることをしっかりと意識していく必要があります。

仕事を10分で終わるタスクに分けるということは、悩みすぎ防止や仕事を滞りなくスピーディーに進めるために非常に重要なメソッドです。

もし、仕事がいつまでも終わらなくて悩んでいる方は一読してみることをおすすめします。

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